会计信息系统内部控制制度构建

[摘 要] 内部控制制度是现代企业在进行经济管理活动的一种管理手段,我国于2008年出台了《企业内部控制基本规范》,2010年4月又发布了相关配套指引,指导企业规范内部控制制度。会计控制是企业内部控制中重要的组成部分,本文从开发、运行与维护等方面探讨会计信息系统内部控制制度的构建。

[关键词] 内部控制;会计信息系统;内部人控制

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 21 . 003

[中图分类号]F232;F233 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)21- 0005- 02

2008年5月22日,财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布了我国第一部《企业内部控制基本规范》,这套规范从2009年7月1日起在上市公司范围内实施,鼓励非上市的其他大中型企业执行。

2010年4月15日,财政部又再次会同证监会、审计署、国资委、银监会、保监会等部门发布了《企业内部控制配套指引》,该配套指引由《企业内部控制应用指引》、《企业内部控制评价指引》和《企业内部控制审计指引》3部分组成,从2011年1月1日起首先在境内外同时上市的公司施行,2012年1月1日起扩大到在上海证券交易所、深圳证券交易所主板上市的公司施行,在此基础之上,择机在中小板和创业板上市公司施行,鼓励非上市大中型企业提前执行。至此,一套基本规范加一套指引共同构建了我国企业内部控制的规范体系。

本文基于《企业内部控制应用指引》中《企业内部控制应用指引第18号——信息系统》,从会计信息系统的概述、开发、运行与维护3个方面论述会计信息系统内部控制制度的构建。

一、会计信息系统的界定

信息系统是信息内部传递和信息对外报告的技术手段,企业利用计算机和通信技术,对内部控制进行集成、转化和提升所形成的信息化管理平台。

会计信息系统是一个对会计数据进行采集、存储、加工、传输并输出大量会计信息的系统,可以利用传统的手工业务处理程序,也可以利用会计电算化处理程序完成。本文主要界定的是利用会计电算化处理程序下内部控制制度的构建问题。

二、会计信息系统的开发阶段内部控制制度构建

(一)建立、完善内部控制环境,消除内部人控制现象

内控环境的建立是从上至下的思想变革,是全员参与,责任层层传递和落实的过程。管理者的观念起到决定性作用,影响到企业的内部控制制度能否顺利实施,也影响着内部控制的效率和效果。企业可以将董事会作为内部控制系统的核心,发挥董事会的监控、引导和监督的作用与职能。在会计信息系统开发阶段,要重视培养管理层的内控观念和信息观念,使其理解企业信息化建设、内部控制和企业发展三者之间的辩证统一的关系,转变思想,消除人为控制因素。

(二)建立目标明确、重点突出的规划方案

在会计信息系统开发阶段,企业要根据整体的管理信息系统建设规划方案,明确会计信息系统的建设目标、财务人员配备与职责分工、人员权限与审批流程、建设进度安排、建设经费等相关内容。并且,会计信息系统作为管理信息系统的核心,要重点突出关键的控制点和处理规则,如费用审批权限与流程,数据查询的权限设置等,实现手工环境下难以实现的控制功能。

(三)强化开发过程的沟通与协调,防患于未然

开发全过程的跟踪管理是不可或缺的重要环节,它是保证信息系统开发能否按时按质完成的重要手段,但也往往被忽视。会计信息系统开发过程中财务部门要与负责开发的单位保持沟通顺畅,并且与企业内部各单位进行协调,特别是在关键控制点的开发过程,务必达到开发方案所预期的效果。另外要对配备的硬件设备和系统软件进行阶段性的检查验收,组织相关人员进行系统试运行,及时反馈试运行中发现的问题,及时修正。

三、会计信息系统的运行与维护阶段内部控制制度构建

(一)做好硬件、软件与人员操作控制,维护系统正常运转

硬件设备作为会计信息系统运行的物质基础,要由专人按照不同硬件的属性进行维护与保养,按时更换配件,定期检修。

软件控制除了要注意日常的规范操作之外,更要注意不得对软件进行随意修改,要建立修改软件的审批与监督制度,所有软件修改的记录均需备案。

人员操作控制方面要根据企业的实际情况及会计信息系统的核算功能,设立相应的岗位,可以一人多岗,一岗多人,但必须分离不相容的职务。建立健全各岗位之间的内控制度,使不同岗位、不同职务互相监督、互相制约。

(二)加强数据输入、处理、输出和安全控制,确保会计信息真实可靠

会计信息系统输出的会计信息是否真实可靠,主要取决于输入系统的数据是否真实、准确和完整,因此必须严把入口关,以计算机程序控制为主,严格审核各类原始凭证,企业内部相关单位在进行采购、销售等单据输入时务必认真、审慎。

数据处理控制是利用计算机程序自动进行的,主要对数据处理流程、数据修改、数据有效性检验和程序化处理有效性检验进行控制,严格按照规定流程进行,不得随意变更、修改与中断。

数据输出控制主要是控制所输出的数据是否正确以及输出权限控制,按照人员操作权限由专人进行各种会计报表、日记账、明细账、总账等的存盘、打印和保管工作,按时、按需进行。

数据安全控制主要包括网络安全控制和病毒防范控制,网络安全控制主要涉及数据保密性控制、访问权限控制、身份识别控制等,可以采用在内外网之间建立防火墙、在系统中设置多重口令、对网络进行实时监视等防范措施。在系统的运行与维护过程中还应高度重视病毒防范,可以采取如下措施:在系统服务器上安装网络杀毒软件,在网络服务器上使用防病毒卡或芯片等硬件设备,对于外来软件、硬件和传输的数据必须经过病毒检查,及时更新病毒库等。

(三)严格执行《会计档案管理办法》,强化档案控制

会计档案工作是内部控制的重要手段,企业要严格执行《会计档案管理办法》。要认真做到以下几点:(1)设置管理会计档案的工作岗位,会计档案管理人员可由专人担任,也可由会计人员兼任,因工作岗位调整而更换会计档案管理员时,要办理移交手续并编制会计档案移交清册。(2)会计档案要分别存储在纸质和磁性介质上,分类保管,分别存放,磁性介质档案以只读方式保管并做双备份,做到“七防”。(3)会计档案一般不得外借,必须外借时,要严格履行审批、借阅手续,经手人必须签字记录。磁性介质档案因恢复历史数据借用时,在历史数据恢复过程中,操作人员不得进行非法删除和修改,归还时还需认真查毒。

近年来,随着科技的进步,企业对于会计信息的需求越来越高,会计人员必须具备足够多的会计知识和计算机知识。人才培养这是一个老生常谈的问题,但也是一个非常实际的问题。党的十七大报告中提出科学发展观的第一要义是发展,核心是以人为本,企业的发展同样要以人为本,加强人力资源培养,使财务人员掌握更多的计算机知识,降低企业管理信息系统的运行和维护成本,促进企业管理信息化的发展。

主要参考文献

[1]中华人民共和国财政部. 企业内部控制配套指引[S].2010.

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