科技档案在地方病防治科研创新中的作用分析

【摘要】 围绕档案与信息、文献、图书的不同，提出了科技档案在科研创新中的重要作用，分析了科技档案对地方病防治科研创新选题、经费预算、论文投向、水平提高起到的作用，探讨了为充分发挥科技档案的作用，更好地为地方病防治科研创新工作服务的具体措施。

【关键词】 科技档案； 地方病防治； 科研创新； 档案管理

【Abstract】 It is to propose the important role of science and technology archives in the scientific research innovation， by compare the difference among archives，information，documents and books，analyze functions of the science and technology archives on the scientific research innovative topic selection of the endemic diseases prevention and control， budget， paper submission and level improvement，then discuss how to make specific measures for better service on the endemic diseases prevention，giving full play to the role of science and technology archives.

【Key words】 Science and technology archives； Endemic diseases prevention and control； Scientific research innovation； Archives management

First-author’s address：Yunnan Institute of Endemic Diseases Control and Prevention，Dali 671000，China

doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2017.01.037

《中华人民共和国档案法》明确规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、文化、科学、技术等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种图表、声像、文字等不同形式的历史记录，以内容为标准将档案划分为文书档案、科技档案、专业档案[1]。科技档案作为档案的一种，是指在科学技术研究活动中形成的，具有保存价值的数据、图表、声像、文字等各种形式载体的文件材料[2]。云南省地方病防治所自1951年建所以来，承担了国家、省部级重大攻关、科技推广、开发应用等课题，共取得科技成果81项，获国家级奖励1项，获省部级奖励50项，获厅级奖励30项，以上在地方病防治研究领域形成了一大批具有价值的地方病防治科技档案，通过对这些档案的科学性、系统性的管理与应用，为云南地方病防治所的地方病防治科研创新事业的发展起到了很大的促进作用。

1 档案与信息、文献、图书的区别

1.1 档案与信息的区别 档案是信息的一种，是信息的一个重要成员，是最可靠、最真实、最具凭证性与权威性的原生性固化信息，从本质上体现着信息的可靠性与确定性，而信息理论告诉人们，信息的可靠性与确定性是信息的根基所在，没有可靠性、确定性或可靠性、确定性程度差的信息没有什么价值，甚至会形成负面效应乃至给人类社会带来灾难[3]。

1.2 档案与文献的区别 首先档案是社会实践活动中形成的原始记录，是第一手的原生信息，而文献则不论是原始记录还是非原始记录的信息都可成为文献；其次档案不但注重历史文化价值，而且还注重现实性的实用和查考价值，而文献则只注重历史文化价值；再次档案与内容较为系统、完整的文献相比，呈现出大量的片段性零星性的不足，如测试记录、登记表单、账单、发票、签名等[4]。

1.3 档案与图书的区别 档案是在社会实践中直接形成的原始记录，可供人们研究历史、查考史实、解决实际问题之用，图书则是人类对社会现象进行系统认识的结果，人们看书是为了学习系统知识，陶冶情操。

由于档案的原始性、确定性、可靠性和现实参考性和实用价值决定了其在科研工作中发挥着重要作用，是其他材料所不能取代的，具有法律上的权威性[5]。

2 科技档案作为档案的一种，对地方病防治科研创新工作有着重要的作用

2.1 对地方病防治科研创新选题的借鉴作用 选题是地方病防治科研创新工作的起点，是地方病防治科研创新工作基本目标和内容的高度概括。地方病防治科研创新选题的恰当与否对地方病防治科研创新工作成效的大小、进展的速度，物力、财力、人力的浪费或节约，以及失败与成功有直接影响。地方病防治科研创新选题是否具有竞争优势首先取决于一个“新”字，新发现、新发明、新技术、新创造[6]。借鉴云南省地方病防治所科技档案中多年来未中标和中标的科研创新项目档案，掌握当前地方病防治学科研究的难点和热点、发展的趋势以及本所相关学科的情況，从而防止本所内出现相同地方病防治科研创新项目多头立项和避免了地方病防治科研创新项目选题的低水平研究和重复性，从而提高地方病防治科研创新项目的起点和中标率 [7]。

2.2 对地方病防治科研创新经费预算的参考作用 地方病防治科研创新经费是地方病防治科研创新活动的重要条件之一，因为科研创新劳动的基本任务是探索未知，所以对劳动的成果和进程很难做出准确的预测，这给地方病防治科研创新项目经费的预算造成了一定的难度，预算过高，超出资助单位资金能力范围的申报不予批准；预算过低，即使有机会中标，但是中标后也往往会由于资金不足而无能力进行深入研究。总之，只有合理、科学地预算地方病防治科研创新经费，才能够增强地方病防治科研创新项目的竞争力，从而影响同行评议，为地方病防治科研创新项目中标创造良好条件[8]。因此，利用云南省地方病防治所科技档案中关于地方病防治科研创新项目经费的记录，归纳、总结、整理历年来各项地方病防治科研创新项目经费的具体使用情况，这不仅对地方病防治科研创新项目经费预算具有重要的参考意义，还能够及时纠正地方病防治科研创新人员在经费预算上的错误倾向，促使地方病防治科研创新人员把握好经费预算关，不因预算过高而未被批准，同时也避免了预算过低、经费不足而影响地方病防治科研创新项目的顺利进展[9]。

2.3 对地方病防治科研创新论文投向的指导作用 地方病防治科研创新论文的发表，是公开和推广使用地方病防治科研创新成果的重要形式，论文的观点能否多次被研究者证实和引用，是地方病防治科研创新价值的重要体现。地方病防治科研创新论文能够刊登在影响因子较高的刊物上，它在学术界的影响力就很大，就会被多数同行所引用，从而促使地方病防治科研创新项目的研究水平得到专家们的认可。反之，将论文发表在级别不高的一般刊物上，就很难在学术界造成一定的影响力，难以被同行多次引用，导致对地方病防治科研创新项目的评审不利[10]。所以说，地方病防治科研创新论文的投向对地方病防治科研创新成果评审至关重要。通过对云南省地方病防治所科技档案中地方病防治科研创新论文投向对科研创新项目评审影响情况分析，能够指导地方病防治科研创新人员在论文投稿时就为以发表高质量的论文为目标，云南省地方病防治所应组织学术委员会对研究起点较高，对有先进性和创新性的地方病防治科研创新项目的研究价值和中奖的可能性进行评估论证，从而指导地方病防治科研创新人员将论文投到影响因子较高，而且在国内外影响力极高的核心期刊上，促使地方病防治科研创新成果在其研究领域发挥较大作用[11]。

2.4 对地方病防治科研创新成果申报资料填写的指导作用 地方病防治科研创新成果申报资料的填写是地方病防治科研创新成果申报工作中的关键环节。地方病防治科研创新成果申报书的填写要求用准确、简明、扼要的语言来阐述地方病防治科研创新项目所采用的主要的技术与经济等指标和科学技术原理，所解决的关键技术和达到的总体技术水平，以及在国内外的先进性和首创性等影响，促使评审专家们通过阅读申报书的内容，对地方病防治科研创新成果的科学性、创新性和总体水平等有全面的了解，并根据申报书所提供的信息填写评语，所以说申报书的填写质量直接影响到地方病防治科研创新成果的评审。因此，通过对云南省地方病防治所科技档案中未获奖和获奖的科研创新成果的申报书进行分析和借鉴，能够指导地方病防治科研创新成果申报书的填写，找出所填写科研创新成果申报书的不足和缺陷并将以弥补，填写出一份高质量的地方病防治科研创新成功申报书，从而提高地方病防治科研创新成果的申报质量[12]。

2.5 对地方病防治科研创新水平有提高作用 通过利用云南省地方病防治所科技档案，首先能够掌握在研或已结题地方病防治科研创新项目的水平，从中发现地方病防治科研创新的新内容、新特点和新苗子[13]，为云南省地方病防治所的科研创新管理提供依据；其次结合地方病防治学科优势，对已获国家或省部级或基础研究起点高的地方病防治科研创新项目给予物力、财力、人力上的重點扶持，突出地方病防治科研创新的重点，形成云南省地方病防治所的技术优势；再次为云南省地方病防治所领导制定各项科研创新奖励制度提供科学依据，为地方病防治科研创新人员的职称和职务晋升、科研创新成果表彰等出据证明，从而调动地方病防治科研创新人员的积极性，提高地方病防治科研创新水平[14]。

3 充分发挥科技档案的作用，更好地为地方病防治科研创新工作服务的具体措施

3.1 云南省地方病防治所设立科研创新管理部门科教信息科 负责地方病防治科技档案材料的收集、整理、归档和科研创新工作的管理，制定《云南省地方病防治所科研工作管理制度》、《云南省地方病防治所科研工作管理规定》、《云南省地方病防治所科技档案管理制度》等，组织地方病防治科研创新项目的开展及申报，督促地方病防治科研创新项目的进展，挖掘和充分而合理地利用科技档案[15]。

3.2 科技档案管理人员转变观念 应改变以往“看摊守摊”无所作为的档案管理局面[16]，主动学习地方病防治科研创新管理和科技档案管理的相关专业知识，熟悉科技档案管理的内容，掌握地方病防治科研创新项目的申报程序，根据地方病防治科研创新工作的需要，及时提供地方病防治科研创新的相关信息资料。

3.3 实现科技档案的电子化管理 采用计算机软件保存地方病防治科研创新资料，目前数字化的电子档案已成为储备科技知识和科技信息的新型载体，是社会信息化发展的产物。地方病防治科研创新档案的电子化管理大大提高了科技档案管理的效率和质量，能够更快捷、更方便地供地方病防治科研创新人员利用和查阅，更好的为地方病防治和科研创新服务[17]。

3.4 实际工作 云南省地方病防治所科技档案管理人员始终坚持贯彻“三同步”“五参与”制度[18]，“三同步”是指：下达计划任务与提出科技文件材料的归档要求同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定成果档案材料同步；检查科技工作进度与检查科技文件材料的形成、积累情况同步。“五参与”是指：参与新产品定型，参与科研成果鉴定会，参与设备开箱，参与基建工程竣工验收，参与有关科研、基建、生产等方面的会议。及时了解各项地方病防治科研创新项目的进度，督促、指导地方病防治科研创新人员做好材料的收集、整理、归档，严格把握科技档案材料的质量关，必须做到地方病防治科研创新项目档案管理与地方病防治科研创新项目计划、成果等管理同步、与地方病防治科研创新人员考评同步，保证地方病防治科研创新档案的真实性、客观性、系统性，充分的开发利用科技档案，真正体现地方病防治科研创新中珍贵信息资源的价值[19]。

科技档案在地方病防治科研创新选题、经费预算、论文投向、成果申报资料填写等中发挥了很大的作用，是云南省地方病防治所科研创新管理工作的重要信息资源和知识财富[20]，它直接体现了云南省地方病防治所的科研创新水平，具有很高开发利用和研究价值，对攻克地方病防治难题起着重要作用。云南省地方病防治所应不断规范科技档案的管理工作，不断总结科技档案管理的经验、汲取教训，提高云南省地方病防治所的科技档案管理水平，从而促进云南省地方病防治所的科研创新可持续发展。

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（收稿日期：2016-08-24） （本文编辑：周亚杰）

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