新丝路建设视阈下工程档案规范化研究

摘 要：做好工程档案管理，保证记录的准确性与真实性可以最大限度的调动建设中的各种人员各司其职的积极性，进而保证工程质量，确保工程圆满完成。本文主要从现代企业制度对企业工程档案管理的新要求出发，以问题为导向，探索通过加强工程档案管理来促进工程质量。

关键词：新丝路；海外基础建设；现代企业；工程档案规范化

习近平主席发出“一带一路”倡议已经5周年了，作为西安的建筑企业，都在不遗余力地不断推进“新丝绸之路经济带”建设。这些建筑企业充分发挥自身优势，紧紧抓住“海外陕西”建设机遇，积极主动的走出去，在丝绸之路沿线国家和地区开展基础建设工程，建设新丝路。在海外工程项目管理中，档案管理是非常重要的，决定了项目工程质量的把关程度，并直接关系到工程项目后期的正常实施，同时也关系到后期的维护工作。因此，加强建筑企业工程档案的规范化，特别是加强研究建筑企业工程档案的国际标准，并按照国际标准提升我国建筑企业档案管理水平，迫在眉睫。

一、工程档案管理内涵及其规范化分析

工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分。

建筑工程项目涉及的内容和范围十分广泛，从建筑学专业领域进行阐述，工程项目是指依据一定的计划和方案，在独立经济核算的干预下，要遵循以下规范化步骤：做好前期准备工作，结合相关市场调查，提出适合本企业发展的工作方案，并对其进行审核，拟定项目计划，设计施工方案和建筑图纸；施工阶段，建立严格保准的施工管理制度，规范施工管理流程；后期阶段，做好工程竣工验收工作。工程项目管理，是对项目计划进行管理和规划，并将其作为档案资料进行保管，作为建筑企业重要文献资料。结合天津开发区现代产业区总公司建筑工程项目，可以发现工程项目档案管理主要包含以下内容：合同型文件资料，如各种采购、施工项目合同，工程项目计划书，国家规定的建筑施工审批及相关手续等；建筑工程基础安装文件等，如建筑工程材料更换文件、土地质量勘测、施工测量等资料；建筑图纸保管，如工程项目总设计图、建筑竣工平面图、管道安装图及其他基础设施分布图等。

二、现代企业制度对企业工程档案管理的新要求

现代企业制度是对企业的日常运行和管理做出基本规定的规章，通过企业制度的引导，能够有效对企业的日常经营活动、人员激励和管理、企业的文化和信息管理等各个方面的运作进行指导。建筑企业面对“走出去”的现实情况，现代企业制度需要考虑到企业不断复杂化的管理要求，同时也要保证企业的盈利水平和發展。因此现代企业制度需要更多地注重企业与不断发展的社会之间的协调，同时也要注重企业内部人员、信息的协调。

在“一带一路”倡议背景之下，传统建筑企业的工程档案管理方式已无法满足国际建筑市场的发展需求。需要在管理体制、管理内容、管理方式上积极规范化。建筑企业的工程档案管理对于建设信息的编辑和存贮，企业的日常运作，企业的盈利目标实现以及企业的人员管理等各个方面都有着重要的作用。只有将企业的工程档案进行合理的管理，才能够让这些信息得益有效存储，并指导企业的运行。因此需要提倡的是一种信息化、网络化、专业化、综合化的企业档案管理模式。通过高效的建筑企业工程档案管理，促进企业的综合化管理，充分适应现代化企业的要求，适应新丝路建设视阈下建筑企业融入国际市场的要求。

三、吃准认清工程档案管理中暴露的新问题

1.工程档案管理人员意识和能力相对薄弱

由于工程档案管理发展的时间较短，其在建筑工程中的作用和价值是近年来提出的，因此在工程档案管理方面缺乏高质量的专业人才，工程档案与其他档案管理工作不同，不仅需要档案管理人员具备专业的档案管理知识，还需要档案管理人员具备扎实的建筑工程知识，能够对工程项目产生的各种文献资料进行整理，保证工程档案管理的安全性和真实性，然而当前工程档案管理人员整体素质和水平并不高，很多管理人员都是由其他部门工作人员兼任，这就导致工程档案管理效率不高，存在很大的风险危机。

2.工程档案管理质量有待提升

工程档案管理涉及的内容和项目较多，需要对建筑工程实施过程中的所有项目进行统一管理，包括施工前期的计划书、验收文件和其他合同协议书，都属于工程档案管理项目，由于工程档案管理的复杂性，很多建筑企业在管理过程中无法把握档案管理的重心，缺乏有条理的档案管理工作模式，导致工程档案管理出现混乱的状态，甚至会出现档案丢失、损坏等现象，无法发挥工程档案管理的实际作用。

3.工程档案管理制度不完善

尽管部分建筑企业已经意识到档案管理的重要性，但是在实际建设和发展过程中，其取得效果并不理想，一方面建筑企业工程档案管理意识不足，缺乏具体的工程档案管理行动力和执行力，导致工程档案管理部门形同虚设；另一方面工程档案管理制度不完善，如档案人员管理制度、监督保护制度等，都流于表面，难以规范工程档案管理工作流程，甚至会对企业带来一定的负面影响。

三.通过加强工程档案管理来促进工程质量的有效途径

1.提高企业档案管理意识

企业的档案管理工作对于企业的管理而言有着重要的作用，要想加强企业的档案管理，必须提高企业的档案管理意识。首先企业的领导自身应该提高相关的意识，明确档案管理的重要性。并不断通过企业内部的文化和宣传教育，提高企业内部所有员工的档案管理意识。设立专门的档案管理部门和人员，定期进行员工的培训等，从而帮助企业档案管理意识和业务水平的提高。同时也可以通过企业的宣传画册等多媒体形式，向员工宣传档案管理的作用，让所有员工都提高档案管理意识，明确档案管理的要求和要点，从而更好地帮助企业档案管理工作的进行。

2.完善法规、业务规范等相关制度

随着我国经济和社会的发展，人们的法律意识逐渐加强，我国法治社会日益健全，档案管理也不例外。鉴于工程档案管理对建设工程质量的保证和控制作用，国家和地区都制定了各类管理规范，现场建设工程实施时，一定要严格遵守有关法规的要求，另外也可以根据自身工程的特点，结合自身需求，完善工程档案的要求，确保施工过程中的各项环节的工程质量都实际反应到了工程档案之中。

3.加强档案管理专业团队建设

在信息技术不断发展的情况下，要想实现人员档案意识的有效提升，不仅需要完善管理制度，还要强化档案管理专业化人才建设。人员是学校档案管理的主体，同时对档案管理科学化水平的有效提升起到了潜移默化的作用。作为档案管理人员不但要努力抓好档案工作管理，还要积极培养高素质、工作能力强，对工程各个环节熟悉了解的工程技术人员，要求档案人员既要具备档案意识还要熟练掌握工程的实施规范和要求，掌握更多的现代化档案管理技术。另外，通过专业培训、网络平台等打造一支高素质、技能水平高的复合型档案管理团队，促进档案管理，从而促进工程质量的有效提升。

4.做好项目实施过程中重点步骤的档案质量控制

建设工程项目从前期准备到施工建设，最后到竣工验收，从工程档案管理上来说，可分为三部门进行，即工程准备、施工建设、竣工阶段的档案管理，工程档案对项目重点步骤控制也可用这三部分进行。首先，在工程准备阶段，通过档案资料管理重点控制设计文件質量、施工图设计质量等；其次，在工程施工进展阶段，控制的重点集中在建设材料、机械设备、施工质量；最后，在工程竣工阶段，控制的重点是工程总结、评估、验收，比如施工方档案资料进行全面检查，城建档案管理部分查验工程档案质量等。在工程施工的各个阶段都要体现档案管理的的行政强制性约束能力，如果出现相关材料、技术等与文件说明中有不符现象，就需要相关人员的信息反馈，这样才能在工程施工过程中，防止发生因提交技术成果有误而影响整个工程运行计划，更是对工程质量造成可能是無法挽回的损失。

总之，现代化技术的发展和社会不断提高的要求，使得走向海外的建筑企业的工程档案管理变得越来越重要。各企业应该明确新丝路建设视阈下企业工程档案管理的新要求，用信息化、网络化、电算化的方式进行工程档案管理。以加强企业档案管理工作，提高企业管理效率。

作者简介：

贾艳娟，女，西安中交公路岩土工程有限责任公司，中级政工师。

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