试析疾病预防控制中心档案的管理

【摘 要】为改进姜堰区疾病预防控制中心档案管理现状，对机构改革后的姜堰疾病预防控制中心档案管理现状进行分析找出存在的问题提出相关措施。领导重视程度、档案管理人员专业性、档案管理水平、档案管理的信息化对疾病预防控制中心档案管理有着重要的影响。

【关键词】姜堰区；疾病预防控制；档案管理现状；措施

【Abstract】Improved Jiangyan CDC file management situation， the organization reformed Jiangyan CDC file management situation analysis to identify existing problems related measures. Leadership emphasis， file management professional， file management， file management information to the center for Disease Control and prevention archives management has an important influence。

【Key words】Jiangyan city； The Centers of Disease Control and Prevention； Management situation； Measure

疾病预防控制是通过对传染病与慢性非传染性疾病的预防和控制，维护人民群众身体健康和生命安全。疾病预防控制档案是在疾病预防控制机构在传染病预防控制、慢性传染性疾病预防控制、突发公共卫生事件处置、健康危害因素监测评价与干预、健康教育与促进、实验室检测及评价分析等工作中直接或是简接形成的，具有凭证价值[1]。通过查阅分析疾控相关档案，可以为预防和控制传染性疾病采取预防措施提供科学依据，制定正确的疾病预防控制决策，开展相关科研教学工作。

对姜堰市疾病预防控制中心的档案管理情况进行分析，主要是为了了解机构改革后的疾控档案管理现状，为制定卫生政策与卫生规划提供重要参考依据，同时根据疾控档案管理存在的问题进行剖析，为档案管理提供依据，达到提升档案管理现状的目的。

1 现状

1.1 概况

我中心的前身是姜堰市卫生防疫站，档案分级分类管理，有一系列的档案制度。2000年机构改革成立了疾病预防控制中心，2013年撤市设区更名为泰州市姜堰区疾病预防控制中心，中心档案管理人员保持了相对稳定， 伴随着疾控机构职能的调整和拓展以及疾控新业务、新技术的出现，档案和档案工作发生相应的转变和调整。

1.2 工作形式

单位成立了综合档案室，将中心所有的文书档案、业务档案、会计档案、科技档案等集中统一管理。为确保资料完整，以科室为单位，各科室负责科室内各种档案收集、整理、汇总、上报，通过层层分工，最终由综合档案室将单位各类档案对照归卷目录，分门别类地存放到相对应的条款卷夹内，进行分类归档。为了便于查找，将各类资料按年度装订成册。

1.3 档案室设施

装配35立方米档密移动式密集架，同时配置了相应的橱、柜、架等装具，从硬件保证上能防火、防潮、防盗、防霉、防鼠，以确保档案资料的安全。

2 存在问题

2.1 领导重视程度不够

机构重建后，业务工作繁重，加上领导重视疾病防控业务工作，没有认识到信息的贮备和资源的积累对工作长远发展的意义，认为档案工作没能直接创造经济效益，把档案工作看成是单位里的一项辅助性工作，并未投入大量资金来改善和加强档案室的软硬件设施建设，未能实现创建规范化的硬件建设。

2.2 档案管理人员缺乏专业性不强

疾控档案工作要求档案管理人员既要有档案的专业知识，又要在一定程度上对疾病预防控制的专业有所了解，这样才能阅读分析相关的业务技术报告和总结，进行收集和资料汇总工作。目前，姜堰疾控档案专职人员一名，档案兼职两名，都是未接受过档案专业正规学历教育，均为助理馆员，其中专职人员为工作多年，经验丰富，实际工作能力较强，但由于年事已高，对新的观念、知识、方法未能完全接受，信息化管理经验不足、档案管理观念滞后；两名兼职人员档案理论水平低、实践能力不高。姜堰疾控档案专业素质偏低造成整体档案管理水平不高，从而很难适应新时期档案发展的需求。

2.3 管理水平不一，归档不及时，完整性不强

疾病预防控制档案涉及多科室，虽然档案要求统一管理，但由于档案形成最初往往分散在业务科室，各业务科室人员档案管理方法不一致[2]，科室人员归档意识淡薄，不注意档案资料的保存，不按照归档范围的要求收集资料或者不按时归档，有的干脆就不送到综合档案室，时间久就会使档案资料破损或丢失，从而造成单位档案资源的不完整，同时也可能会造成一些重要的档案资料的失泄密或是不真实。

2.4 档案管理信息化尚未得到充分开发与利用

中心档案的大部分是以传统的纸质进行管理，还未完全的利用档案信息化，对档案的信息化检索也没得到充分的利用，未能建立局域间资源的共享。如中心职业健康监护、从业人员健康体检以及检验评价已经信息化，但是最终形成的还是纸质的体检档案、检验报告，未能在档案管理上信息化。纸质档案，收集整理过程比较的耗时而且涉及多科室费人力，多次使用后损耗大，保存期间不仅占用空间而且容易受温度、湿度等外界环境的影响，而借助容量大的硬盘、存储软件等载体对档案信息进行存储，占据空间小，方便备份，即使原始数据受到破坏，仍能通过备份还原，使档案不至遭受损毁。

3 主要对策与措施

3.1 提高对档案重要性的认识，加强档案工作的基础建设

疾控档案是历史经验的积累，是一种不可或缺的社会公共资源，是我国公共卫生事业的重要组成部分，中心领导应当给予充分重视，才能将疾病防控工作做好。中心领导要充分认识档案的重要性和必要性，把疾控档案工作提上重要日程，在经费使用上应给予必要的保证，在硬件上保障档案基础工作的需要；要投入充足的人力，在人力资源上给予支持，同时要注重人力素质的建设。

3.2 提高档案工作人员的业务素质

疾病预防控制档案工作是一项专业性和技术性都很强的工作，要求疾控档案工作者不仅要有良好的政治素质，高度的责任感，强烈的事业心，同时工作上要有创新意识，还要有高度的保密意识；要掌握一定的业务知识，包括档案理论知识、疾病预防控制专业知识；要加强专业技术实践操作。档案管理人员应每年参加档史办举办的继续教育培训班，同时将档案管理列入年底绩效考核目标任务重，使档案工作人员对档案工作既有压力又有动力，工作积极性和主动性增强。

3.3 加强规范化建设

严格的制度是做好档案管理的重要保障。根据单位实际修订完善档案人员岗位责任制、整理归档制度、库房管理制度、鉴定销毁制度及借阅保密制度等，确保了档案从资料的原始记录到收集、整理、归档、借阅等一系列环节上的规范化、制度化。疾控机构的档案管理涉及到收集、整理、归档、统计、检索与提供利用等多个前后衔接的环节， 其中档案收集是管理工作的起点与基础， 也是做好疾控机构档案管理工作的前提条件。因此， 必须高度重视档案收集工作， 加强制度建设， 进一步规范操作， 强化责任意识， 确保档案资料的连续性。

3.4 加强档案管理现代化进程

档案管理要从封闭式走向开放式，加强档案信息的电子化和网络化建设，逐步建立完整配套的检索与查阅系统，向疾控工作者提供各种信息及资源，并实现各级疾控部门之间档案信息资源的共享[3]，提高档案信息利用率。通过使用档案管理软件，进行档案的电子录入，实现疾控档案数字化加工，建成疾控档案信息中心，真正把疾控综合档案室建设成为疾控中心信息保管和利用中心，重视疾控档案资源信息开发工作。

疾病预防控制档案，是医学卫生事业发展不可缺少的组成部分， 在推动疾控工作中发挥着重要作用。因此，完善档案硬软件，提高档案人员专业素质，实现档案管理工作规范化、科学化、现代化， 让其更好地为疾控工作服务。

【参考文献】

[1]黎清.提高疾病预防控制机构档案利用水平的探索[J].中国新技术新产品，2011，19：244.

[2]刘金英.疾病预防控制机构档案管理几点思考[J].科技资讯，2011，11：234.

[3]陈莉.新时期疾病预防控制档案信息管理的现代化要求[J].办公室业务，2013，3：43-44.

[责任编辑：杨玉洁]

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