浅谈商务管理系统中的信息与技能资源

摘 要：商务管理系统需要五种资源：信息和技能，人力资源，有形资产和基础设施，财务资源，社会关系网络、伙伴关系和战略联盟，其中信息与技能资源是管理者所必需的基础性资源，本文仅就商务管理系统中七种类型的信息与技能资源进行论述。

关键词：商务管理系统 信息与技能 资源

中图分类号：F49 文献标识码： A文章编号：1672-3791（2011）12（b）-0000-00

企业需要大量的关于市场、经济和法律环境、竞争对手等的信息来实现高效运转，同时业务运营本身也产生丰富的信息资源。企业需要公司的各个不同的系统共同来决定需要哪些信息，如何收集和分析这些信息以及如何正确地使用和传播这些信息。下面笔者就来浅谈一下商务管理系统中信息与技能资源的七种类型。

1用于分析业务管理的信息与技能资源

经理人需要收集和了解内部和外部的各种信息，并对这些信息进行分析整理，来决定一项业务需要哪些资源并确保企业能够及时获取并且正确分配这些资源。

首先，经理人需要此类信息来评估业务目标，确定不同的业务选择并开发替代方法；其次，经理人需要收集和核对相关信息，以便获得业务所需资源并进行及时分配；最后，经理人需要此类信息来评估业务流程的效率。经理人在对有关信息进行收集、分析和传递后，确定监管内容，制定监管程序。

用于分析业务管理的信息与技能资源需要人力、财力和收集、分析、传递信息系统的辅助。此类资源不直接用于生产和销售，但是对于提高一项业务的效率起着很大作用。

2总账系统（一般会计制度）

总账系统（一般会计制度）也是商务管理系统中信息与技能资源的一种类型，它提供财务信息给经理人、投资人、税务机构和其他决策人来决定公司内部的资源分配。

在大多数国家，法律上要求企业使用某种形式的总账系统。然而，从管理的角度来说，建立总账系统的目的是给经理人提供关于企业财务状况的精准的信息。此类信息由不同的会计系统提供，并且用于不同的目的，适用于不同的人群，企业要选择适合自己且符合法律规定的会计系统。

（1） 管理会计提供信息来帮助经理人对一项业务进行预算、预测和制定成本制度。管理会计信息用于公司内部，通常属于机密资料，只供决策人使用。

（2）财务会计记录、分类、总结、解释和传达与业务有关的财务信息。它向公司外部的各方关系人提供关于公司财务报表和公共账目的各种信息，同时对公司资产、负债情况以及股东权益等进行评价和披露。

（3） 税务会计必须遵守司法部门制定的税收条例。

无论是哪一类会计系统，通常应该：收集和分析交易数据；分析一项业务对公司财务状况的影响；在已建立的总账系统中输入信息（分类账、总账、账簿等）；以某种方式组织和分类入账（如按账户）；调整交易；识别异常现象并进行调查；结算账户，包括未记录的交易/或业务；准备财务报表；定期结清账户。

3成本会计系统

成本会计系统也是商务管理系统中信息与技能资源的一种类型。经理人需要成本会计信息来为终端产品分配费用和成本。经理人需要此类信息来定价，同时找到降低成本的方法以及制定提高效率和盈利能力的计划。成本会计系统可以跟踪查询、记录和分析企业的各种产品或者活动的成本，把生产过程转变为经济价值。

成本会计系统有很多种，但是无论使用哪种系统，成本会计应该：生成和收集关于生产时间、材料使用和费用支出的信息；确保定期将成本信息提供给财务部门或者专家；使用标准程序分配产品成本和生产成本；使用成本会计信息对定价、费用和成本分配作出决策；确定在哪里增加成本，哪里做出改进或者在哪里节约支出。

4有关消费者态度的信息

要与客户建立稳固的关系，经理人需要收集有关消费者态度的信息。市场态度调查有助于经理人调整报价以迎合顾客的需求。

要收集此项信息，公司要评估客户反应，并对自己的产品和竞争对手的产品进行调研。无论采用哪种调研方式（书面调查、电话访问等），以下几点都是极为重要的：规定目标人群；选择有代表性的样本；确定研究目的；确认要评估的问题清单；决定如何使用调查结果；确认问题（这些问题能够反映企业想从客户那里了解的信息并且能够根据客户的反应得出有用的数据）；对这些问题进行实地试验以达到足够确切；分析收集的数据；使用数据分析的结果对公司的报价进行改进。

数据采集和分析能够使那些统计能力有限的小型公司的问题显露出来。这些公司经常不能采集到正确的数据，而且不能充分利用收集到的数据。因此，经理人要确保采集、获得并使用正确的数据。

对于一些小公司而言，另一个普遍困难是把调查的结果转变为产品特点、服务供应或者沟通战略的改进。因此，经理人应该确保他们的报价在调查反馈的基础上进行修订，并且评估这些变化是否被目标人群所认可。

5标准成本信息

一个能计算单项成本以及生产总成本的标准程序能够帮助经理人切合实际地计算产品的成本、建立生产目标以及制定激励计划。

标准成本的计算应在生产经营活动开始之前进行。标准成本的计算可以使用多种不同的方法。例如分析法，它把每一项经营活动分成不同的部分，然后在最佳经营活动的基础上为每一部分计算成本。然而，对于许多公司来说，分析法太复杂，所需数据难以获得。在此情况下许多公司使用改进的历史标准成本来反映成本节约和技术改进。

使用标准成本这一信息与技能资源的流程包括：具备提供关于生产总预估成本的信息系统；建立一个基准点与实际成本进行对比；当生产活动开始时记录下实际发生的成本；比较标准成本和实际成本；分析差异；提供对制定决策有用的关于偏差的信息；监督和改正标准使之能够反映经营活动的变化。

在使用的过程中，经理人应该注意:

（1） 确保标准成本信息切实得到传播和使用；

（2）在使用的过程中采取必要的纠正措施；

（3） 确保定期调整标准以符合经营活动的组织和技术状况，避免出现误导人的“假警报”。

许多小型企业不考虑产品的类型，简单地建立标准成本信息，用总成本除以单位产量来平均单位成本。这种成本计算法会导致错误结论，因为要做出正确的决策，经理人需要了解制造过程中每一个经营活动的成本标准。

6进行开发实验所获得的信息资源

企业需要模型来开发新产品并测试其潜在的商业应用效果。因此，进行开发实验所获得的信息资源是商务管理系统中一项重要的信息资源。公司应能设计模型、开发原型、分析结果、实地测试和做必要的修改。

不同的开发团队有不同的工作方法，但是一般来说包含以下步骤：

（1）定义顾客需求（识别机会）。这要求对市场有深刻的了解，通常由营销专家主持；

（2） 分析此项业务满足顾客需求的能力；

（3） 使市场提供的机会同企业的能力相匹配。（定义产品概念）；

（4） 如果产品概念可行，规划产品的技术参数；

（5）检验新产品满足市场需要的情况；

（6） 制造原型；

（7） 根据业务能力定义制造方法（原型的开发与测试）；

（8）测试大批量生产的经济可行性；

（9）评估生产新产品以及其他对生产能力有相同要求的产品的制造能力；

（10） 把生产能力同顾客需求进行比较；

（11）确定进入市场的时间。

有了这些信息，经理人就能够验证此项新产品是否符合公司的战略规划，出现不满意的结果时采取补救措施，决定是否进行大批量生产，监督生产和销售进程以及根据需要采取改正措施。

企业如何执行这些步骤并不重要，重要的是其有能力和技术生成并使用信息来开发、测试新产品和新服务，而这些新产品、新服务要比它们的竞争对手更能满足目标市场的需求。

7开展市场潜力研究所获得的信息资源

经理人需要收集潜在客户购买能力的信息，然后根据不同的变量来决定哪一部分人能够购买此产品以及目标市场的主要特征。

市场潜力研究经常被用于战略规划，新产品的推出、定价、付款方式以及新市场的开拓。市场潜力研究要求对三方，即顾客、竞争对手和市场有关的数据进行系统地采集、记录和分析。这些数据帮助经理人对向哪里提供产品、收入目标和可替代市场做出决策。具体地来说，开展市场潜力研究所获得的信息资源能够帮助经理人：估计产品或者服务在某一划定地区的潜在需求；优化产品种类或者服务范围；确定定价方案；决定最适合某一市场的付款条件；将营销任务按优先顺序排列，最大限度地发挥影响力；确定最有利可图的市场。

进行市场潜力研究通常包括以下步骤：限定要评价的市场--建立研究所需的变量和信息以提供有用的信息--建立采集和解读数据的系统--采集数据--分析数据--将数据转化为研究结果以及建议--将研究结果转化为具体措施。

在发展中国家很少有小型公司进行市场潜力调查，他们经常只瞄准富裕国家而忽视邻国低收入的潜在市场，而通常这些市场较近，竞争力较弱，并且能够买得起他们的产品。因此，进行市场潜力调查，利用所获得的信息资源对于他们来说显得尤为重要。

8进行审计所获得的信息资源

审计是对个人、组织、系统、程序、项目或者产品的评估。审计帮助跟踪不同任务和活动对完成经营目标的贡献，确定信息的有效性和可靠性，并且帮助对评估系统内部进行监控。审计能揭露问题并且识别改进的机会。经理人应利用审计结果做出调整并采取改进措施。

根据审计员是否是企业员工，审计可分为内部审计和外部审计。进行内部审计时，由公司员工进行评估。外部审计则由审计公司指派的独立工作人员进行。

传统的审计只评估公司的财务系统和财务记录。如今许多其他类型的审计得到普遍应用，如：合规性审计、经营审计、信息技术审计、咨询服务等。

经理人必须保证在适当的地方使用正确的系统和程序进行审计。同时牢记，复杂的程序和笨重的报表则会起相反作用。

以上对商务管理系统中“信息与技术”这一重要资源进行了简单的论述。一个成功的管理者要记住商务管理系统需要五种资源：信息和技能，人力资源，有形资产和基础设施，财务资源，社会关系网络、伙伴关系和战略联盟。任何一家企业需要这些资源的混合体来进行业务运营，同时这些资源之间是相辅相成的，要获取其中任一资源，则需要另外四种资源的辅助。

参考文献

［1］Osman, The Business Management System. Geneva: International Trade Center, 2005.

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