高校学生公寓管理信息系统建设研究

[摘 要] 近年来，国内高校纷纷建设或引入学生公寓管理信息系统，提高学生公寓的管理和服务的效率和自动化程度，文章对照管理信息系统的概念，分析国内高校学生公寓管理信息系统建设现状与问题，并为后续建设过程和改进方案提出建议。

[关键词] 学生公寓；信息化；管理信息系统；建设

[中图分类号] G647 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）15- 0141- 02

1 引 言

管理信息系统（MIS） 的概念产生于 20 世纪 60 年代中期， 是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件及其他办公设备进行信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统。它以组织战略竞优、提高收益和效率为目的，同时支持企业高层决策、中层控制和基层操作。由于管理信息系统是一个组织加快产生效益的运作方式，管理者越来越多地体会到在组织中实施管理信息系统的重要性， 因此各级管理者渐渐把管理信息系统应用到自己所在的部门或领域， 形成了各类管理信息系统。

高校学生公寓是大学生生活、学习的重要场所，在学生学习和成长过程中发挥着重要的作用。高校学生公寓的管理事务繁杂，包括住宿管理、房源管理、设备设施的管理等，存在数据量大、内容多的特点，传统管理方式下需要花费较多人力、物力、财力，而且数据很难做到准确、安全，也不利于数据的共享。为了提高管理效率，随着数字化校园和管理信息系统概念的不断普及，国内高校开始探索建设学生公寓管理信息系统，如清华大学持续多年建设的学生公寓管理信息系统、天津大学的学生宿舍管理系统，一些成熟商业化学生公寓管理信息系统产品也纷纷涌现。

2 系统建设目标与现状

高校学生公寓的核心功能是住宿，住宿保障和日常管理服务是各高校学生公寓管理部门共同的责任。随着高校在校人数的持续增加，学生公寓的住宿学生规模和房源规模也相应增加，在原有传统管理模式下，学生住宿分配和房源管理主要依靠工作人员手工操作和利用Excel表进行简单记录，每年的新生住宿分配往往需要花费大量人力、时间完成，还存在床位重复分配、记录不准确等问题，更不能做到日常管理中实时准确的掌握房源和住宿数据状态。学生公寓管理信息系统的建设即是为了提高住宿和房源管理的效率，实现住宿分配、住宿调整、退宿处理、住宿信息查询等的自动化管理，因此住宿管理和房源管理模块是学生公寓管理信息系统的建设重点。

具体实现过程中，因高校业务流程和工作模式不同，系统功能、数据结构及输入输出设计会有所不同。以新生住宿分配功能为例，有些高校采用逐一分配学生床位的传统形式，有些高校采用系统自动分配的形式，也有一些高校已实现了学生自主选房的功能。另外，随着MIS建设一些新技术的不断引入，学生公寓管理信息系统的建设也在不断创新，多所高校已引入图形化呈现方式，实现了房源的图形化、可视化管理。

除了住宿和房源管理模块外，学生公寓管理信息系统会根据各高校业务重点融入其他管理模块，如设备设施管理、宿舍卫生管理、收费管理等模块，但由于当前国内高校学生公寓的管理模式和业务重点存在较大差别，学生公寓管理信息系统架构存在非同一性的特点，各高校需根据自身需求量身打造适合的系统功能结构。近年来，许多高校经过多年的持续建设，已经探索适合自身需要的学生公寓管理信息系统，形成了较完备的系统体系结构，有效提高了学生住宿管理、房源管理、设备设施管理等核心业务的管理水平和效率。例如清华大学学生公寓管理信息系统，不仅实现了住宿、房源、设备设施、卫生成绩、公寓违纪信息等的智能化、自动化管理，还通过与学校学籍信息库、校园一卡通数据库、门禁管理系统的数据对接，实现与学校核心业务的数据共享。

3 建设问题分析

当前学生公寓管理信息系统建设虽然取得了一定成就，提高了高校学生公寓的管理效率，但建设过程中也逐渐凸显出一些普遍存在的问题，概况起来有以下几个方面。

3.1 “信息孤岛”现象

“信息孤岛” 指的是高校信息化中相互之间在功能上不关联互助、信息不能共享互换以及信息与业务流程和应用相互脱节的数字应用系统。它犹如一个个相互独立的岛屿，信息难以相互融通，无法实现业务协作。“信息孤岛”的出现多是因为高校各部门之间的业务基本不交叉，各部门信息系统建设分别开展，未形成校级的信息资源共享策略而产生的结果。“信息孤岛”现象使高校部门间无法实现数据的及时共享，无法实现数据的实时性、一致性和正确性，严重影响学校的管理和决策，是信息化提升效率的重要瓶颈。随着数字化校园在国内高校的引入，近年来，各高校均在通过学校信息资源的整体规划的管理，尽力避免信息孤岛现象。高校学生公寓管理信息系统作为高校中建设起步较晚的业务系统，信息孤岛现象还较为普遍，学生学籍等基本信息都是通过系统导入的方式实现，信息存在相对滞后的现象，而系统产生的许多有效管理数据，如住宿信息、房源信息等数据，也仅用于学生公寓管理部门内部管理和决策使用，学校其他部门无法直接获取数据，大大限制了学生公寓信息系统在学校管理和决策中应发挥的作用。

3.2 功能设计与实际需求不尽相符

当前学生公寓管理信息系统存在盲目学习或照搬其他已有系统架构，忽视对本校公寓管理需求分析的情况，导致最终上线的系统不符合实际需求。甚至有些学校将购买商业学生公寓管理信息系统直接进行应用，而且不根据需要进行单位内部调整，系统使用者感受性差。

3.3 决策支持功能不够

学生公寓管理信息系统除了提高管理和服务效率外，另外一个更重要的功能应该作为决策支持系统存在，目前的学生公寓管理信息系统偏重作为管理和服务工作的支持性系统，把管理人员从繁重复杂的住宿数据计算、统计功能中解放出来，也使管理者能迅速、准备的查询房源和住宿等基本信息。但面对学生公寓管理信息系统存储记录的丰富信息，如何通过对这些数据的统计分析，实现对管理和决策的支持，是高校学生公寓管理信息系统普遍需要探索或深入建设的功能。

3.4 未跟随组织发展变化而变化

因高校学生公寓管理部门的特点，公寓内一般很少有专职的信息系统建设或开发技术力量，持续跟进信息系统的建设和维护过程，所以高校学生公寓管理信息系统的开发方式基本上采用委托开发方式或购买现有商业软件的方式实施，集中建设投入使用后即不再进行相应跟进。即使建设之初的需求度百分百匹配的学生公寓管理信息系统，随着高校业务发展和管理模式的转变，由于信息系统的功能架构未相应调整，信息系统与管理体制冲突问题普遍存在。

4 系统建设对策与建议

4.1 融入数字化校园建设

学生公寓管理信息系统作为高校数字化校园建设的一部分，是属于重要业务系统之一，应纳入学校信息资源的整体规划和管理，实现与学校其他系统数据共享和数据信息资源的集中规划和管理。如果高校尚未进行学生公寓管理信息系统建设，在后期建设过程中，应推动纳入学校信息化建设整体体系，进行统一的规划和设计。对于已建成的系统，可以采用统一数据平台或集成技术进行融入，即前端有效利用学校建设的统一业务平台（即通过信息流将学校各部门的主要业务操作集成起来，如门户网站），通过接口开发技术实现与学校信息系统的集成；在后台利用数据共享机制或数据共享平台技术，实现与学校其他信息系统的数据对接和共享，消除信息孤岛隐患。可以实现学生公寓管理信息系统与学校学籍信息库的实施对接，减少数据更新和导入的工作量，确保学籍信息的实时准确，住宿信息、房源信息等数据，纳入学校核心管理数据资源体系，方便为学校管理和决策发挥的作用。

4.2 重视系统需求分析工作

高校学生公寓管理信息系统作为管理信息系统，其开发方法和过程必须遵循管理信息系统的相关要求。以生命周期法的开发方法为例，应遵循如下开发过程：开发准备工作，需求分析，系统设计，系统实施与转换，系统运行、维护与评价。由于当前各高校学生公寓管理内容、组织架构和工作模式不尽相同，所以需根据自身需要做详细的需求分析设计，形成详细的需求说明书，并在系统设计阶段继续细化，形成系统功能结构图、输入输出设计及数据存储设计等文件，以指导系统实施和程序实现，以确保开发的系统能满足实际工作需要。

4.3 重视数据管理和决策支持

学生公寓管理信息系统中含有学生住宿、宿舍卫生成绩、门禁刷卡记录、学生社区违纪等重要行为数据，是学校数据资源的重要构成，如对门禁刷卡记录的综合分析，可以掌握学生的作息规律信息。在系统建设时应重视数据积累和存储，如建设历史学生住宿信息数据库，对历史门禁刷卡信息进行妥善记录，为学生社区大数据积累资源，在功能设计时，重视数据分析及统计等报表的设计，包括建设直观的图形化报表，为领导管理和决策提供参考。

4.4 重视持续建设和系统维护

作为管理信息系统，应重视系统运行与维护工作，建设过程应是持续性的。应定期对系统应用情况进行评价，检查系统是否仍符合实际工作需要，并根据情况不断改进和完善。为解决部门缺乏专业技术力量的问题，建设过程中建议有效利用学校信息化技术中心等专业技术队伍进行技术指导。

主要参考文献

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