中小型科技企业的电子文件归档与管理

【摘要】电子文件是社会发展进步的产物，要做好电子文件归档、管理及利用工作是新形势的需要。当前中小科技企业的电子文件管理存在无规范制度、职责不明、管理质量较低等现象。要管好电子文件档案要依据电子文件的特点，结合本单位档案工作的实际情况，建立相应的归档管理制度，从电子文件的鉴定、技术处理及保存工作等方面做好其归档工作。

【关键词】电子文件；归档；管理

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体中，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件是科技发展的产物，在使用上具有更好的便利性，也是档案资源的重要组成部分。因此，做好电子文件的归档、管理及利用工作，具有十分重要的现实意义。在中小科技企业，科研成果所产生的各类电子文件繁多，但企业限于人力、物力及档案管理意识的相对薄弱，对各类电子文件的归档管理不够正规，也为今后档案的有效利用留下隐患。中小科技企业如何管好、用好各类电子文件档案值得相关领导、技术人员和档案管理人员认真思考。

一、中小科技企业电子文件归档现状

（一）电子文件归档不够规范化、制度化。当前中小科技企业由于受人力、物力及相关人员档案管理意识的相对薄弱等因素限制，电子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明确的制度，执行常常不到位。造成了材料归档不统一、归档材料混乱、不健全、不及时等。有的单位因为怕增加工作量而不愿意承担电子文件归档工作；有的单位简单地套用纸质文件的归档范围，导致有相应纸质文件的电子文件进行了归档，而无纸质文件的则处于自生自灭的状态，档案的完整性无法保证。因此，加强电子文件归档管理势在必行。

（二）电子文件归档管理人员职责不明确。在中小科技企业，有些单位电子文件归档管理由计算机人员操作，有的由档案管理人员管理。实践证明，电子文件的归档以及电子档案的管理仍以档案管理人员为主较好。因为档案管理人员经过多年实践与培训，具备了相当强的业务能力，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，而且由于电子计算机的普及，他们也掌握了简单的数据库知识和计算机的操作原理及特点，更清楚电子档案与纸质档案的异同。而大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生。

（三）归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性。有些单位仅处于坐等电子文件归档阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供相关数据资料。

二、电子文件归档时应注意的问题

（一）要做好电子文件的鉴定工作。电子文件的归档鉴定工作主要包括对信息内容的鉴定和技术状况的检测。信息内容保存价值的鉴定类似于纸张档案的鉴定，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及確定密级、归档范围和划定保管期限。技术状况的检测包括对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。经过鉴定符合归档条件的电子文件才能向档案部门移交。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

（二）做好归档电子文件的技术处理工作。电子文件的归档要求中小企业档案工作者必须和技术人员一起探讨各类成果以及中间成果的采集、处置乃至存储工作，保护电子的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。为确保电子信息原始性，可以对电子文件采用“双密钥码”进行加密。发文方使用收文方的人开密钥发文，收文方用只有自己知道的解密密钥解密。由于加密和解密是不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文的内容来，从而保护电子文件在传输中的原始性。

（三）要解决好电子文件的保存问题。首先，要保证电子文件物理上的安全，建立一个适合于磁、光介质保存的环境，存放载体的柜、架库房的温度均应达到有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。其次，要对电子文件进行有效的检测与维护。电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保护环境的影响。因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子文件的可靠性。对于电子文件的检测与维护，必须进行严格管理，因为任何一次误操作，都可能使保存的电子档案遭到人为的损害，甚至造成难以弥补的损失。所以必须建立相应的维护管理，对电子文件的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的操作或不必要的重复劳动。第三，对电子文件的有效保存与维护，是一项极其重要而复杂的工作。在对电子文件的保存与维护过程中，应采取有效措施，以确保电子文件的安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在企业生产中发挥更大的作用。

三、如何做好电子文件归档

（一）电子文件的收集与积累。电子文件的收集积累工作必须贯穿于科技工作的整个过程，不仅保证电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性。同时，也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏，从而保护电子文件的安全，为电子文件的归档打下基础。电子文件的特性和表现的功能不同于纸质文件，因此造成其收集积累的方法和要求也不同于纸质文件。例如对于草稿文件，由于不具备正式文件的功能，一般情况下可以不保留，但对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留电子文件的重要修改过程考虑，则应对其进行收集。采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。对于网络系统，应建立积累数据库，或在电子文件数据库中将对应在收集积累范围的电子文件注明积累标识。

（二）电子文件的整理与归档。电子文件的整理是指将归档电子文件在格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储的基础上，以件为单位进行组件、分类、排列、编目等，使之有序化的过程。与纸质文件相比较，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态，通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。特别说明的是，无论在任何环境下，都要拷贝一套保存，并对这套的软、硬件环境作说明。电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的電子文件其归档的方法是不同的，如果是网络，可按要求转到档案数据库或记录归档的标识。如果是载体传递归档，就要做一些辅助和认证工作，要与纸质文件结合归档。

（三）电子文件归档的组织管理。加强电子文件归档的组织领导，从电子文件的形成到归档，跨跃了多个部门。这些部门往往通过计算机网络联成一个有机的整体，有时工作互有交错，职责界限难以区分清楚。所以，应加强组织管理，由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或专人负责。电子文件的形成收集积累、整理和归档工作，应由形成者或承办部门按照归档要求将形成的电子文件收集积累下来，进行整理归档，向档案部门移交。收集积累、整理归档又是档案工作的基础和重要环节，需要由档案部门进行指导和参与管理。对归档后形成电子档案的管理应由档案部门负责，电子文件形成部门要协助支持档案部门，做到管理规范化、制度化。

（四）电子档案的利用与管理。电子档案的利用与纸质档案相比，显著特点是更快捷、更方便。但这必须建立在电子档案所依赖的技术上，且必须满足必要的先决条件和采取相应的管理措施才能够实现。对档案部门来说，电子档案提供利用一般有三种方法：即提供拷贝、通信传输、真接利用。由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安全的角度出发，主要有对用户及提供利用者的管理，对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。

四、电子文件归档管理措施

（一）加强电子文件制作人员和管理人员的管理。电子文件是由人工制作完成的，其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行，因此，加强对参加电子文件制作和管理人员的管理是至关重要的。应建立一套审查制度，加强对电子文件制作和管理人员的管理，提出严格要求，明确具体管理措施，不断提高他们的责任心，是从电子文件制作和处理过程中保证其原始性的重要措施。

（二）电子文件的制作过程要职责分明。电子文件的制作人员应对其制作的电子文件内容的真实性、保存的有效性负有责任，并明确职责范围。

（三）建立电子文件全过程管理的制度。电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节，因此建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。电子文件形成后应及时进行汇总，以防在分散状态下发生信息丢失。电子文件的汇总比纸质文件要复杂得多，稍有不慎，就可能造成无法挽回的损失。电子文件归档应对记录介质有严格要求，并且明确保护措施；进行载体转换时也要采取可靠的措施，防止转换过程造成信息的损失。

（四）建立电子文件管理的记录系统。纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容特征就不会再发生变化，人们可以从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从汇总开始就要记载电子文件的管理和使用情况。

五、结语

总之，电子文件归档与管理涉及到许多新的计算机技术及相应的档案管理知识，中小企业的档案管理者要克服单位人力、物力的局限，要更加注重学习除档案管理之外的新知识，并将档案管理知识和技能与计算机应用相结合，勇于实践，这样才能提高对电子文件归档与管理的水平和能力。

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