浅谈高职院校二级学院行政干事工作

摘 要：行政干事是高职院校二级学院行政工作的主要执行者，在行政管理中起到很重要的作用。本文从高职院校二级学院行政干事的工作职责、行政干事必须具备的素质以及行政干事的建议这三方面浅谈高职院校二级学院行政干事工作。

关键词：高职院校；行政干事；工作职责；素质；建议

行政干事是高职院校中行政管理工作的基层人员，是具体行政事务的执行者，是二级学院院长的助手同时也是二级学院与学校各职能部门工作人员、师生、校外人员沟通的桥梁和纽带。行政干事必须牢记工作职责，具备很高的综合素质，诚诚恳恳、认认真真地为领导、师生、校企合作单位办事，促使二级学院日常工作正常运转。

一、高职院校二级学院行政干事的工作职责

（一）协助二级学院院长工作

协助二级学院院长做好各项会议安排工作、对外接待服务工作、教育教学质量监控工作、各项大赛组织工作、信息化建设工作、校企合作工作、招生工作、招聘工作、考核工作、方案制定工作、布展工作、二级学院文化建设工作等。

（二）承担二级学院的固定资产管理工作

承担二级学院的固定资产的采购申报、采购入库、调拨、报废、一万元以上的固定资产的建档、清点核对、维护、报修等工作，确保账物一致。平时报修最多的是多媒体设备，不复杂的问题自己要学会解决，自己解决不了的问题要及时和负责多媒体设备维修的老师联系并跟进维修进度，确保不影响课堂教学。

（三）承担二级学院宣传报道工作

承担采集影像资料、整理影像资料、撰写通讯报道、上传二级学院所有通讯报道、网页维护及更新、显示屏信息上传等工作，维护好学校及二级学院的形象。

（四）承担二级学院运行经费的支出报销工作

承担二级学院办公用品、学生活动用品等采购、记账、发放工作，运行经费的支出报销工作，如办公用品费、差旅费、招待费、教学经常费、学生活动费、部门文化建设专项经费等经费的支出报销工作。

（五）承担二级学院综合治理与消防工作台帐记录工作

定期检查楼内各空间、各项设施尤其是消防设备是否到位、是否存在安全隐患，认真填写综合治理与消防安全台帐，对于存在的问题及时和物业、基建办公室或保卫处联系，并跟进维修进度。

（六）承担二级学院日常工作

承担二级学院各类信息的收集、汇总、上报工作；各类资料收发、登记、整理、归档工作；各类情况说明、申请、工作计划、工作总结、议程等的撰写工作；考勤工作以及职称资料的初审工作等。

总之，以服务师生、提高人才培养质量为宗旨，服从领导安排，认真完成二级学院领导交办的各项工作。

二、高职院校二级学院行政干事必须具备的素质

（一）具备较高的思想政治素质

高职院校二级学院行政干事必须不断学习思想政治理论、管理理论，不断提高自己的政治素养、思想觉悟和理论水平，树立正确的世界观、人生观、价值观，具备热情周到的服务意识、很强的责任意识、团队合作意识、创新意识、奉献意识以及辨别分析能力，严格遵守学校的各项规章制度，踏踏实实地完成学校、二级学院安排的各项工作。行政干事主要承担服务工作，这要求行政干事不仅要注重效率，而且要注重服务质量，要主动了解服务对象的需要，替他们考虑，及时地、认认真真地为他们办事，争取让师生满意、领导满意、校企合作单位满意。

（二）具备较强的业务能力

（1）具备较强的书面表达能力。行政干事必须熟悉各类文书的格式和写法，能配合领导或独立制定方案、拟定协议，熟练撰写各类通知、通讯报道、工作计划、工作总结、议程、会议纪要、申请、函、情况说明等，保证各类文书规范、符合要求。

（2）具备较强的语言表达能力和沟通能力。行政干事的日常工作，必须要较好地完成上下沟通、内外协调、联络的任务。校内：需要和各职能部门的工作人员、校领导、老师、学生、物业工作人员沟通交流；校外：需要和校企合作单位、委托培训的单位、兄弟院校、协会、供应商等沟通交流。对领导必须要简明扼要地汇报各类情况，对老师、学生以及校外人员必须要准确表达领导的意思。传达领导的任务安排时，有时会出现老师不理解、不愿意接受任务的情况，这时就要求行政干事擅长运用各种沟通协调技巧，巧妙解决各种矛盾，处理好人际关系，促使各项工作任务能顺利完成。

（3）具备较强的统筹安排能力。对于自己独立完成的工作任务，要分清工作任务的轻重缓急，有计划、有条理地做事。对于需要团队协作完成的工作任务，要学会为他人考虑，尊重他人的想法，制定工作方案，耐心沟通，慎重考虑各个环节，合理安排各项事宜。行政干事通常充当协助角色，协助二级学院领导、教研室主任完成工作任务。虽然是协助工作，但是也很重要，为了不影响相关人员的工作进度，要提前安排好自己的手头工作，收集好基础信息，办理好具体事务。同时，按照二级学院工作计划，协助二级学院领导跟进各项任务完成的进度，促使各项工作任务都能按时保质完成。

（4）具备较强的执行力。行政干事必须按照学校各职能部门的要求以及二级学院领导、老师、学生、校企合作单位的要求，认真、及时地完成各项任务，哪怕只是报修、购买办公用品学生活动用品这类小事，不及时去完成都会影响师生的工作、学习或学生活动的开展，所以行政干事必须具备较强的执行力。同时，要勤于观察、思考、总结、不断改进。

（5）具备较高的摄影水平。行政干事承担宣传报道工作、为教研室主任制作招生宣传资料提供图片，这些图片代表二级学院的形象，这就要求行政干事必须具备较高的摄影水平。

（6）熟悉各項规章制度、文件、操作流程。行政干事必须熟悉学校的各项规章制度、文件、操作流程，尤其是财务规章制度（如公务接待管理办法、会议费管理办法、差旅费管理办法、公务卡管理办法等）、财务文件（如公务接待清单、公务接待情况说明、出差审批单、私车公用单等）、关于规范和加强OA考勤工作的通知、关于做好人才培养状态数据采集工作的通知、合同管理办法等，高校国有资产管理信息系统、显示屏操作系统等。

（三）具备较好的心理素质

高职院校二级学院行政干事要办理的事情多、杂，要和各种性格、各种素质的人打交道，要适应各种人的做事风格，遇到急性子的人要沉着冷静、以最快的速度解决他的问题；遇到慢性子的人要耐心地和善地催促他完成任务；遇到挑剔的人要更加严格要求自己，及时地高质量地完成任务，对于没有道理的挑剔应该一笑而过不当回事，继续以积极向上的工作态度愉快的心情工作。此外，工作中还会遇到情绪易激动的人，他可能是对分院的工作任务安排有意见但是他的不满情绪会在行政干事传达任务安排时直接流露在行政干事面前，这就要求行政干事有较好的心理承受力。总之，行政干事要严格要求自己、顾全大局、不怕苦不怕累、乐观向上，处理好人际关系，营造和谐的工作氛围，从而促进二级学院的建设。

三、高职院校二级学院行政干事的建议

（1）建议学校加强对行政干事的岗位技能培训，定期安排业务进修、校内外行政干事交流会，对行政干事进行系统性、专业性的培训，促使行政干事更新工作理念、改进工作方法、丰富自己的知识、提升业务能力、强化服务意识，更好地解决工作中遇到的问题，从而提高工作效率及质量。

（2）建议学校完善各项管理制度，理清办理各类事情的程序。明确分工，明确行政干事的工作职责。确立合理的考核制度，明确考核要求，建立相应的激励机制，在职称评定方面给予指导，促使行政干事增强工作积极性和主动性。

参考文献：

[1]邵长军.高职院校行政秘书工作探讨[J].工作研究，2013（8）.

[2]徐永明.探讨如何做好高校二级学院行政秘书工作[J].科技创新导报，2014（13）.

[3]黄加敏.新建高职院校系级行政秘书职业倦怠现象探析[J].理论观察，2014（6）.

作者简介：王瑜洲（1988-），女，江苏丹阳人，本科，江苏城乡建设职业学院建筑艺术学院行政干事，助理研究员，研究方向：高职院校二级学院行政管理。

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