秘书与同事沟通研究

摘要：秘书在一个组织系统中起到非常重要的作用，在人际交往的过程中，秘书的工作方式和工作效率对于团队的影响也是巨大的，随着时代的不断进步，部门划分和工作的细化秘书的工作不断的得到丰富，在日常工作中秘书和同时的沟通需要讲究科学的方法和技巧，本文从秘书工作的重要性出发，对秘书工作面临的挑战做出分析，提出秘书与同事的技巧。

关键词：秘书工作；沟通技巧；组织协调

秘书工作应该有一个准确的时代定位，准确的把握秘书的具体工作，实现秘书与同事的良好的沟通与交流，处理好整个部门内部的关系，顺利的开展各项工作，体现秘书工作的重要性。

一、秘书工作的重要性分析

秘书在整个组织系统内部占有非常重要的作用，秘书的工作纷繁复杂，接触的事物和人群也是非常的多，从秘书工作的内容和功能上对秘书工作有一个正确的认识，这对于提升秘书工作有积极的作用。

（一）秘书工作内容

秘书工作分为广义的和狭义的，狭义的秘书工作就是指正式的秘书部门的人员在工作中负责的部分，广义的秘书工作是指处理的秘书性质的工作，包括处理资料档案、日常的公文写作、办公室的整理、协调各个部门的具体工作、参加沟通支援工作等，秘书的工作内容非常的广泛，但是秘书工作具有一定的从属性，需要依托部门的指示和领导的安排，秘书工作尤其考验秘书的洞察能力和协调能力，在日常工作的处理过程中面对着各项或简单或复杂的工作都能灵活的处理，实现有条不紊，灵活应变。

（二）秘书工作的功能

秘书工作的功能应该得到极大的重视，组织系统的活动范围广泛，现代性的管理工作功能不断的丰富。秘书工作首先起到的是媒介的作用，在处理领导和同事间的关系和事务，起到了承上启下、上传下达的作用，在信息的处理、搭建内部外部联系有着重要的作用。其次秘书工作可以起到参谋的作用，领导的决策和管理工作需要秘书去执行和完成，秘书工作能够帮助决策者的策略更好的执行。最后，秘书工作应该体现一定的把关作用，秘书作为与外界沟通和与内部协调的重要人员，需要处理好各项基本的工作，将组织系统的良好形象展现出来，体现服务精神的同时能够创造更多的效益。

（三）秘书工作在组织系统中的地位

从秘书工作的内容和功能上我们可以看出秘书功能有着极其重要的地位，秘书工作是实现部门工作快速有效完成的重要保障，秘书工作信息的处理和传达，决策的执行，工作的态度都能够为同事的工作完成带来很好的引导作用。秘书和同事的良好关系、秘书和领导的良好关系都是组织系统构成、发挥更大功效的有效保障，对于组织系统而言，秘书的工作虽然没占有重要的部门位置，但是其功能却是极其的重要的。

二、秘书与同事沟通中存在的挑战

秘书与同事的沟通面临着各种挑战，因为每一个人员都是具有自己的处事风格和办事方法。秘书需要使用正确的方法实现部门内部的统治协调，在工作上达成协商一致，这就考验着秘书的语言协调能力和处理事务的能力。

（一）对于不同沟通对象的语言运用

语言是沟通中的重要技巧，秘书在与同事沟通过程中需要掌握语言的尺度和方式，用最容易被接受的语言方式让同事欣然的接受。针对不同的沟通对象语言的技巧和方式也是不同的，所以秘书应该在日常掌握各个部门同事的说话风格，具体的对象使用具体的语言方式实现更好的沟通，将语言作为最好的工具，放大语言的优势性，这对于秘书的工作是一项最大的挑战。

（二）在团队工作中的组织定位

在团队中秘书应该明白自己的功能，找到准确的定位，为团队工作带来更好的纽带作用。在团队工作有明确的组织定位，明确自己的具体工作有哪些，既要掌握领导着的工作指示，也要灵活的处理工作中遇到的突发状况。随着工作内容的不断丰富，秘书在团队中面临的挑战就更多，责任也更大，所以秘书需要提升自己的更多技能，提升工作能力。

（三）为组织工作带来的实际效果

秘书的工作不仅仅是协调，更应该体现实际的效果，秘书工作需要创新需要为工作带来更多的活力，活跃整个组织团队的工作气氛，起到积极的作用。在领会领导的工作策略的同时能够为领导提出具有建设性的建议，让工作的效率得到最大的实现，秘书工作的价值和效果应该得到充分的实现。

三、秘书与同事沟通技巧

秘书与同事的沟通需要掌握一定的技巧，用科学的方法提升团队工作的整体效果，创新秘书工作的方法，从语言技巧、沟通态度和工作方法上实现良好的沟通，营造和谐高效的工作范围。

（一）把握语言技巧，善于运用办公室语言

秘书在与同事的沟通中应该使用相应的办公室语言，将语言作为沟通最有效的工具，用同事最容易接受的语言，清楚的传达上级的工作指示，避免同事产生不满的情绪，用平和的态度去接受各项工作。同时秘书的办公室语言也应该体现一定的激励性，让员工看到工作的意义，带着强烈的责任心去解决工作中的困难，化被动的接受为主动的创新工作。

（二）掌握沟通态度，促进团队协作精神的形成

语言技巧是重要的沟通工具，而工作的态度是提升工作效率的保障，所以掌握沟通态度能够帮助秘书更好的实现各项工作的传达。同事不仅仅是日常的工作伙伴，也是工作中的最好的老师，秉着谦虚谨慎的学习态度能够拉近和同事的距离，在沟通中一方面能够很好的完成上级委派下来的任务，另一方面也能够实现自身能力的提升，学习到更多的工作方法，在无形中提升了团队协作的能力，在组织内部形成强大的精神力量，为工作带来更多的活力。

（三）创新工作方法，实现高效化工作氛围

在组织内部需要的合作来完成各项工作，秘书工作也会一样的，没有其他部门的配合也很难得到很好的实现。在不断的实践中，不断的总结工作经验，让工作方法在实践中不断的实现创新，在创新的过程中实现工作的高效高质量。营造和谐的工作分为，让每一个人都能够献计献策为工作创造更多的惊喜，为团队带来更多的效应。秘书工作的创新需要充分的考虑其他部门和领导者的工作需求，通过考虑各个部分在任务重的侧重点，很好的协调各种力量，综合各种因素，将组织系统的作用得到有效发挥。

秘书工作的作用应该得到更多的重视，秘书工作在面临新的时代挑战应该得到不断的发展和提升，提升工作的处理能力，提升对于整个团队的协调，提升自身的综合素质，使秘书和同事的沟通实现顺畅。（作者单位：暨南大学）

参考文献

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[2]刘晓鑫.浅析高校办公室秘书工作中的沟通技巧[J].东方企业文化，2010（12）.

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