现代企业秘书(文员)实务
一、
秘书工作职能与素质要求
1、职业概述:
专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务,为领导
决策及其实施务的人员
适用范围:机关、团体、企事业、涉外机构组织中
等级:初、中、高级
职业环境:办公室
职业能力里倾向:具备较强的书面与口头语言表达能力,综合协调与
合作能力,逻辑思维与分析能力等。
2、秘书特性:
辅助性——对上司工作起辅助作用,不能自作决定。
服务性——为上司工作和上司本人服务。
3、应处理好的几个关系:
工作的被动性与主动性的关系
工作的经常性与突击性的关系
工作的平凡性与重要性的关系
工作的原则性与灵活性的关系
4、秘书的职责:
接待工作——日常、专门、团组
收发信息——电话、电传、传真、邮件、电子邮件
文书写作——使用电脑写各类文件及制作文件
时间管理——自己、上司
会议组织——会前、会中、会后
信息管理——存、管、取
旅行安排——吃、住、行
对外公关——联络(外事)、参与活动
商务活动——营销、市场、税务、法律-----
指派工作——上司安排
5、职业道德:
爱本职——爱岗敬业,归属服从,从点滴作起
要谦虚——刻苦学习,虚心求教,钻研业务多动脑——主动思考,机
智敏锐,有商业意识
守纪律——遵纪守法,恪守信用,严保秘密
6、工作作风:
热情——真心诚意,笑脸迎送,谦和友善
扎实——做事不飘,跟进落实,检查确认
细致——准确不粗,认真不草,稳重不浮
敏捷——干练守时,讲究效率,商如战场
7、秘书的业务素质
1)、秘书的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整
体知识是基础;
2)、智力是知识的结晶;
3)、能力是知识和智力的最终体现和归宿。
8、通才型的知识结构,其特点:
1)、专与博的兼容性。既包容多学科的面,满足综合服务的需要;又
具备专业的精深度,满足当智力助手的深层次需要。
2)、广泛的适应性。知识结构需随领导工作的变化而不断地调整,时
时处在调整的动态过程中。
3)、强健的再生性。知识需不断延伸、开拓、活化,使思路开阔、思
维敏捷、
思想深刻,满足高智能创造性劳动。
9、智力结构
智力是赖以吸取外界知识的能力,包括:观察力、注意力、记忆力、
思维力、想象力。
10、能力结构
能力是知识与智力诸因素的综合表现,属改造世界范畴。
1)、语言文字运用能力
2)、协调能力
3)、管理能力
4)、处理信息能力
NVQ 二级的 13 项能力考核
NVQ 三级的 10 项能力考核
21 世纪的企业秘书——全美秘书学会
1)
、像心理学家一样善于观察和理解他人
2)
、像政治家一样有灵敏的头脑
3)
、像外交官一样有潇洒的风度
”
”
4)
、有处理各种棘手问题的丰富经验
5)
、有良好的写作能力和文字功夫
6)
、熟练运用各种办公自动化设备
7)
、熟识商务往来的法律、金融和税务知识
8)
、迅速对文件、信息归类、整理和查询
二、时间管理和旅行
1、时间管理:
时间管理是效率的保障。
爱迪生说:“世界上最重要的东西是时间。
马克思说:“可支配的时间,就是财富本身。
2、秘书一天的工作
1 )、
开门前后:
a、取邮件报纸
b、开门,定格观看办公室(有,无)
c、取传真件,翻日历,对时钟,打开电器
2 )、
常规工作:(迅速按优先顺序排列)
a、查阅日志(准备、提醒-----)
b、处理邮件、来件(拆封、分类、呈送、发出邮件-----)
c、聆听上司指示(笔记----)
d、接打电话、收发传真、电子邮件
e、制备文稿(起草、修改、审批-----打印、装订)
f、接待访客
g、安排会议、约会
h、处理办公室事务(清洁,安全,购水、用品,订票)
3 )、
日志项目:(当日必完成)
a、为上司——外出,会议,会客等(准备,参与--结束)
b、为自己——外出,会议,会客等(准备,参与--结束)
4)、新增内容:(立即调整先后次序,张而有序,忙而不乱)
a、新加工作——
b、应急工作——
c、突发事件——
5)、关门前后:
a、查看日志(提醒上司,自己清晰)
b、回顾当日(是否结束,加班否)
c、离前必做(清理办公桌,存放信息,关闭机器,切断电源,保
密检查,柜屉上锁,关窗关门)
3、秘书:化平凡为伟大
每日记录,一周统计,周志显示:
接电话 500 次,打电话 380 次,接访客 70 位,做文件 36 份(5 万字),
出外访 17 家,参加会 14 个,处理事务 68 件------
再加入分析、评价,送交上司
结论:自己小结获鼓舞,上司清楚受感动,加强沟通近感情,平凡工
作有伟大
4、如何管理时间
明确目标
建立计划,写成清单
设定先后顺序,分清轻重缓急
遇事马上做,现在就做
第一次就做好,次次做好
专心致志,不要有头无尾
珍惜今天,当日事当日毕
养成整洁和有条理的习惯
养成快速的节奏感
设定完成期限
善用零碎时间
ABCD 法则:
先做 A
既重而急
次做 B
重而不急
再做 C
急而不重
不做 D
不重不急
5、如何制定计划
行动计划和时间表——是用于管理时间和任务的文件,包括:
任务的名称和摘要;
衡量进度的目标、最终期限和阶段任务;
需要来完成该工作的物质资源的信息;
任务的分配——已经分配特定任务的人员和部门的细节;
意外情况的处理——万一有时间拖延如何处理,例如设备发
生
故障
进展信息报告——报告何人、何时和怎样报告
监督和管理——何人、如何监督工作的进展和质量;
当目标实现时,有明确的标记的方法,例如在方框打勾
6、如何进行日志管理
日志管理要做到:
输入会议的完整准确的信息,最终期限等,立即标上开始和结束
的时间
在每月或年的开始,输入固定的会议,约会
在一周的开始和一天的开始查看日志,及时更新
需要取消时,清楚和立即输入取消记号。
安排隔开假日
7、如何安排旅游
计划:包括
日期、时间、地点、交通工具、具体工作和活动、
相关信息、联络方法
交通工具:包括选择、如何订票、再确认以及国际旅行中的国际
时差换算
订宾馆:包括宾客要求、选择、确认
办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件
三、会议安排
1、会议安排——会前筹备工作:
确立议题:(多由领导定)主题、内容、时间、会期、方式、组
织、范围、主办、主持人、筹备组等。
选择场地:大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。
发送请柬和通知。
准备资料
:会议日程、各类文件、声像资料、广告、报导、证
件类、表格、材料袋等。
会务工作:会场布置、设备物资准备、车辆安排、报到登记、餐
饮安排、安全保卫等。
经费预算:来源、计划、审批等。
2、会议安排——会中责任
提前到会,检查设备和安排(设施、座位、标签、存衣架等)
需要时,实施备用方案(如人员、地点、设备等出现意外)
做好迎客、签到工作(迎接佳宾和与会者、办理签到手续等)
做好会议记录、录音、录象工作(摘要记录、详细记录、代表名
册等)
辅助会议正常进行(提供材料、复印,协助主持人掌握会场情况、
控制会议进程、观注会议动态、做好联络协调、处理电话应急等)
安排好会中的后勤服务(会议休息、饮料、用餐、住宿、娱乐、
车辆、照相、卫生、医疗等)
集会议的信息(发新闻、写简报、会议调查、反馈等)
妥善做好送客工作(购票、车辆、留宿等)
3、会中责任——会议
简报
目的----反映会议情况、进程,介绍会议讨论、争论的问题,摘
录会议发言要点(规模大、会期长的常编发简报以交流信息)
类别---
摘要式—将有代表性、启发性的发言摘录整理,让其他组了解。
概括式---根据会议记录分析综合,概括大会、小组情况,供阅。
综合式---包容上两式,加上其他,如上级指示、贺信、花絮等。
4、会中责任——简报写作要求
快---抢时间,不拖拉,边听、边记、边分析、边整理,满足时限
性。
新---提出新情况、新问题、新经验,引人注目,满足交流性和指
导性。
实---内容真实准确可靠,数字、事实核对清楚,不夸大缩小。
短---行文简明扼要,开门见山,朴实无华,一语中的
5、会议简报例
格式---报头
XXX 会议简报(第 X 期)
XXX 会议秘书处编
XXXX 年 X 月 X
日
正文
XXXXXX(标题)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
报尾
送:XXXXXXX(上级)
发:与会代表
(共印 XX 份)
6、会议纪要
定义---按会议宗旨,精练准确记述其要点,以上报和下达贯彻执
行。
写作---1、忠实会议实际,准确反映会议情况和意见。
2、突出会议中心,内容概括,有取有舍,有主有次,言语精练。
3、逻辑条理清楚,观点鲜明,不堆砌拼凑,必要时加理论说明。
4、及时印发,作为依据,起到指示、指导、协调、约束作用。
格式---列为法定公文,版面编排由版头、本体、版尾三部分,可
不盖公章。
本体:标题---公文式或简式(会议名称+纪要)时间---标题下写
纪要印发时间,署名下写成文时间正文---概况:
会期、会址、
主持、参会、议题、结果六要素
主体:具体反映会议的主要情况、内容与成果。
结尾:可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召
签署---正文右下方署明主办单位或会议名称
主体:具体反映会议的主要情况、内容与成果。表达方式有:
概述式;综合原始材料,围绕议题概述多用小型会议
条块式;规模大,议题多的会根据不同内容分块表达独立意思,
或分条列项归纳会议内容,或先块后条混合使用,层次明确
记录式:有重要讲话时用记录方式构成记要主体
7、会议安排——会后工作
1 )、
收回所有单位(部门)物品(文件材料、设备文具物品等)
2 )、
清洁、检查会议地点、场所(借用还回、移动恢复等)
3 )、
向有关提供帮助者告辞致谢
4 )、
结请帐目(场地、住宿、设备、餐饮、服务、文具复印费等与预
算比较,并检查订金最后结算。现金、支票、信用卡——索要发
票凭证)
5 )、
会议分析和评估(统计、分析调查、问卷等,包含对会议内容、
展示、管理、地点、设施、材料、服务等评估)
6 )、
整理会议文件材料(如记录的整理、会议材料的存档)
7 )、
编制会议报告、纪要、通讯
8 )、
进行会议催办和备忘(执行催办会议交办决定,整理待做工作表
等)
8、会后工作——会议纪要
定义---按会议宗旨,精练准确记述其要点,以上报和下达贯彻执行。
写作---
1)、忠实会议实际,准确反映会议情况和意见。
2)、突出会议中心,内容概括,有取有舍,有主有次言语精练。
3)、逻辑条理清楚,观点鲜明,不堆砌拼凑,必要时加理论说明。
4)、及时印发,作为依据,起到指示、指导、协调、约束作用。
9、会后工作——会议纪要格式
列为法定公文,版面编排由版头、本体、版尾三部分,可不盖公章。
本体:
标题---公文式或简式(会议名称+纪要)
时间---标题下写纪要印发时间,署名下写成文时间
正文---概况:会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素
主体:具体反映会议的主要情况、内容与成果。
表达方式有:
概述式:综合原始材料,围绕议题概述多用小型会议
条块式:规模大,议题多的会根据不同内容分块表达
独立意思,或分条列项归纳会议内容,或先块后条混合使用,层
次明确
记录式:有重要讲话时用记录方式构成记要主体
结尾:可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召
签署---正文右下方署明主办单位或会议名称
四、信息管理
国家机构、社会组织、个人从事政、军、经、科、技、文、宗等
活动中直接形成的对国家、社会有保存价值的各种文字、图表、声像
记录(行政管理类、经营管理类、科研类、工艺技术类、法律类、财
会金融类、基建设备类、人事类等)。
档案特点---
1)、社会实践中的原始记录;
2)、是有条件转化来的文件
3 )、
来源广泛、内容丰富、形式多样
档案作用---
1)、凭证作用;
2)、参考及情报作用
1、信息管理——档案业务 6 个环节
1)、收集工作---获取积累档案的手段,统一管理的措施,力求丰富完
整高质
2)、整理工作---按一定原则分类、组合、排列、编号、编目的有序化
过程
3)、鉴定工作---对库存进行鉴别、挑选、去
粗取精,最佳优化,发挥
价值
4)、保管工作---采取保护措施,妥善管理延长寿命,加强保密,确保
安全
5)、统计工作---进行收进、移出、利用数量登记、统计和分析,掌握
情况
6)、提供利用---开发和直接提供档案,为事业服务,达到建档根本目
的
2、信息管理——分类
按字母排列---以英文姓氏顺序排,同姓再按名的首字,中文按拼
音如客户名单李 L 在前,张 Z 在后
按主题内容---同类内容的文件归在一起,建立一个易区分的主题
如建立供应类文件和销售类文件不同主题
按形成时间---文件形成时间年、月、日的先后,看发展变化如将
财务发票本按年、月分类
按地区范围---业务活动以地区更显重要和方便时,确定地区名如
西北分公司、东北分公司
按数字规律---按规律用数字给文件编号归档,便于增添和查找如
人事档案的编号,病历,微机管理
按档案来源---保持文件形成的来源地的清晰,不随意拆散、搬家
如市办公厅文件、市经贸委文件
按载体形式---根据档案载体的不同而分类如纸质类,音像类,电
子类,缩微胶卷
综合应用各类,如先时间,后主题,再地区
五、人际交往
人际关系
气质类型
约哈里窗户
与同事相处
与上司相处
1、人际关系是指在社会活动中,人们相互间所结成的各种关系,也可
以说是反映人与人之间心理上的距离。
人际关系图
主
同
事
家
人
管
我
朋
友
客
户
供
应
商
2、促进人际吸引的形式
接近性吸引——空间距离近,见面机会多
相似性吸引——处事态度相似,感情融合
互补性吸引——满足需要,我无换他有
报答性吸引——他对你好,报之以琼瑶
仪表性吸引——仪表诱人,第一印象好
3、气质类型图
过敏
抑郁质
胆汁质
(弱型)
(不可抑制型)
内向
粘液质
多血质
外向
(安静型)
(活泼型)
稳定
4、约哈里窗户图
自知
自不知
人
知
人
不
知
开放区域(自知人亦知)
行为、兴趣、嗜好、思想、观点
情趣、外貌、职业、家庭以及某些背
景材料。
应沟通人际交往的效率,努力扩大该
区。
秘密区域(自知人不知)
个人隐私秘密,其范围因人、事、条
件而异。
应尽力向开放区转化,扩大知心朋
友。
盲目区域(人知自不知)
看不到自己的缺点和优点,做自己不
能意识到的事,当事者迷。
应从他人处获取自己的信息,努力缩
小该区。
未知区域(自不知人亦不知)
人的潜意识,可以转化成其它三区 。
应努力挖掘潜在意识,认知自我,缩
小未知区。
5、与人相处之道
尊重他人
感谢他人的帮助
关心他人,提供帮助、配合与支持,表现温情与爱心
不强加于人,体谅他人
谦虚谨慎,戒骄戒躁
准确扮演自己的角色
保持沟通与交流
正确对待他人的成绩
6、与同事关系的自我评价
每天上班见了同事,你主动问好,表示致意吗?
你能细心察觉同事的情感变化,主动询问表示关切吗?
在与同事共同工作时,你采取:齐心协力、漫不精心、推委、拆
台?
同事遇到困难,你是:热心帮助、表面应付、不闻不问?
遇到难以分清的工作,你是主动去做,还是推给别人?
7、与同事关系的自我评价
当你需要同事的帮助,你能礼貌的提出请求吗?
你认为同事帮助你是应该的,而不需要感谢吗?
同事外出,有访客找他,你能代同事热情接待和处理事由吗?
同事外出,有电话找他,你是怎样接应电话的?
当你了解工作中的信息,你在同事面前是神秘兮兮,还是共同分
享?
你怎样给同事留言和写备忘条?
当你取得一些成绩时,你会在同事面前流露、炫耀,甚至吹嘘吗?
对待同事的缺点或毛病,你是看笑话、夸大、喧扬,还是真诚帮
助?
看到同事取得成绩或上司表扬,你是祝贺、无所谓,还是有些嫉
妒?
工作中,你能与同事相互切磋、共同商量、交流体会吗?
8、与上司相处之道(一)
尊重上司:
上司也是人,是自然人,是普通人,不是完人
上司承担的责任比你大,向家中长子,既要完成
父母交给的任务又要
管理好弟妹,实属不易
1)、了解上司工作职责、侧重点,了解性格、爱好、习惯,调整自己
适应他
2)、体谅上司苦衷,他们担子更重、工作更艰巨、竞争更激烈,也有
难与苦
3)、对上司的期望值要适当,你无论有多大成绩,在物质和精神方面
不苛求
4)、善为上司保守工作中和私人的秘密,对他忠诚可靠是必备的素质
5)、适时以适当方式与上司沟通、消除误会,表示敬重,加强感情
6)、在公众中给上司留足面子,如艺术的拒绝工作、委婉的提出意见
9、与上司相处之道(二)
提醒自己:
自己是下属,认清角色和地位,上司是指挥,自己干具体事
上司常有理,下属被上司斥责是理所应当
1)、服从上司,按上司指示办事,不自作主张
2)、自觉有效地工作,不靠上司监督催促,主动汇报,争取指导
3)、善待上司的批评指教,能虚心聆听,仔细分析,认真反思
4)、努力学习,提高自己的业务水平和工作能力,作上司的得力助手
5)、不背后议论、指责、嘲笑上司,不讲上司的闲话、怪话
6)、工作中的问题不到不得已的时候,不越级汇报和处理
7)、作好工作是应当的,取得成绩也是上司领导的好,不凌驾于上司
之上
10、与上司相处之道(三)
了解上司的类型与特性
1)、喜欢独断专行,不相信部属
2)、见机行事,变化多端
3)、总爱指责别人,不严以律己
4)、爱管小事、闲事,唠叨不停
5)、无主见,摇摆不定
6)、草率粗心,大事小事不过问
7)、脾气暴躁,爱发牢骚
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同志们:今天,我们召开机构编制工作会议,主要任务是:深入学习贯彻习近平总书记关于机构编制工作的重要论述和《中国共产党机构编制工作条例》及其配套法规,准确领会和把握中央和*委关于严控严管机构编制的部署要
今年上半年,全县统计工作在县委、县政府的坚强领导和市统计局的精心指导下,坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,认真贯彻落实国家、省、市关于统计工作的安排部署,紧紧围绕县委、县政府中心工作,聚焦
同志们:根据《中国共产党章程》和《中国共产党基层党组织选举工作条例》有关规定,报请县直机关工委同意,今天,我们召开党支部换届选举大会。下面,我代表党支部作工作报告,请予审议。**局党支部现有党员9名。
同志们,今天我们组织召开全市安全工作会议。刚刚*通报了近期国内事故灾害情况及近期全市安全生产形势。我们要始终绷紧安全弦。深刻汲取经验教训,以“时时放心不下”的责任感,紧而又紧,实而又实的抓好安全工作,
根据会议安排,现将干教科上半年工作总结及下半年工作计划汇报如下:一、上半年工作总结(一)坚持统筹谋划,领导重视力度大。在全县组织工作会议上,县委书记XX强调,全县各级各部门要聚焦创新理论武装,推动习近
同志们:刚才,*煤电公司就2起事故作了表态发言,*副总经理总结了集团8月份以来安全工作,安排部署了下一步安全重点工作。下面,我在建光同志讲话的基础上,做进一步强调和安排。我讲两方面内容。一、关于事故今
2022年是项目投产运营年,也是集团公司落实“十四五”规划战略转型关键期,公司党委在集团党委的坚强领导下,抓好疫情防控,压实“四方责任”,以安全生产为根本,围绕“三基一降五提升”工作主线,坚持“党建带
今天这次视频会议的主要任务是,深入贯彻落实市委*届*次全会精神,按照市政府党组*年第*次扩大会议部署要求,总结分析当前形势,部署今年主要任务。刚才,*个部门和*职院主要负责同志关于今年工作的安排,准备
近年来,*县坚持政治标准第一,优中选优,多措并举高标准开展“人民满意公务员”创建评选活动,进一步激发广大公务员干事创业的积极性、主动性、创造性,推动全县公务员服务群众、主动作为,为全县经济社会发展提供
同志们:党的十九大召开以后,我们党在从严治党等一系列改革上加大了步伐,作为彩票工作各方面力度也不断加大。同时,按照国务院的批复,全省“新旧动能转换”工作刚刚做了全面部署;作为我们体育系统在整体推进工作